Pytaniem przed, którym staje każdy przedsiębiorca zakładający nie tylko lokal gastronomiczny, ale jakąkolwiek działalność gospodarczą są kwestie związane z wyborem formy opodatkowania oraz sposobem rozliczeń z fiskusem. Ponieważ jest to kwestia warta głębszego zastanowienia i wybrania najlepszej dla nas opcji zaprosiłam do rozmowy na ten temat doświadczoną księgową Magdalenę Pietraszko z biura rachunkowego BM.

Z: Jakie polecasz formy prowadzenia działalności przy małym lokalu gastronomicznym ?
Właścicielem będzie 1 osoba. Ma być w miarę możliwości prosto i nie drogo.

M: Wybór formy prowadzenia działalności uzależniony jest od skali działalności. Moim zdaniem na początek zwykła jednoosobowa działalność  gospodarcza będzie wystarczającą formą.

Z: A co polecisz gdy otwieramy lokal z 1 lub 2 wspólnikami ?

M: Gdy mamy zamiar otworzyć lokal ze wspólnikiem to przede wszystkim musimy być pewni, ze chcemy z tą osobą w ogóle prowadzić interes i czy stopień zaangażowania jest zbliżony. Jeżeli tak, to wróży to potencjalny sukces a jeżeli nie – to wybijmy sobie to w ogóle z głowy.

Z: A co myślisz o Sp z o.o. w gastronomi ? Czy jest jakiś pułap dochodów po którego przekroczeniu opłaca nam się założyć spółkę?

M: Zakładając Spółkę z o.o. musimy wziąć pod uwagę przede wszystkim wielkość naszego biznesu. Jeżeli ma być to naprawdę duże przedsięwzięcie i obarczone dużym ryzykiem to jak najbardziej ta forma działalności jest wskazana. Ale mówię tu o dużych inwestycjach – duże restauracje czy sieciówki.

Z: Zakładając, że mamy prostą księgowość czy uważasz, że to dobry pomysł prowadzić samodzielnie rozliczenia z Urzędem Skarbowym?

M: Przy prostej działalności możemy pokusić się o samodzielne rozliczenia pod warunkiem znajomości przepisów podatkowych i dysponowania czasem. W przeciwnym wypadku odradzam.

Z: Powstało wiele portali z aplikacjami w ramach wykupionego abonamentu, gdzie tylko wpisujesz kwoty z FV wraz z paroma informacjami i program pracuje za ciebie. Wygląda to na proste i szybkie rozwiązanie i co najważniejsze  zaoszczędza nasze pieniądze bo abonament jest tańszy od księgowej. Czy to dobra rzecz dla początkującego przedsiębiorcy?

M: Jest mnóstwo portali, które przyciągają nas niskimi kwotami za abonamenty księgowe. Wprawdzie wygląda to na proste i szybkie rozwiązanie, ale to tylko pozory. Gdyby rozliczenia podatkowe były rzeczywiście tak proste to nie bylibyśmy na jednym z ostatnich miejsc na świecie pod względem skomplikowanych przepisów podatkowych. Placówka gastronomiczna ma to do siebie, że nie wystarcza nam jedynie kasa fiskalna do ewidencjonowania sprzedaży. Mamy do czynienia z zakupem towarów handlowych, zatrudnianiem kucharzy czy sprzedawców więc wszystko zaczyna robić się bardziej skomplikowanie.

Z: Czyli lepsza będzie księgowa. Czy wybierając księgową powinniśmy się zapytać czy ma doświadczenie w prowadzeniu księgowości w sektorze gastronomicznym? Czy jest to istotna kwestia i czy każda księgowa sobie z tym poradzi ?

M: Wybierając księgową proponuję udać się do niej i porozmawiać. To jest pierwszy krok. Bez „chemii” nie wyjdzie żadna współpraca. W zasadzie każda dobra księgowa poradzi sobie z rozliczeniem lokalu gastronomicznego pod jednym warunkiem, że nie zapomnimy o tym, że umowa jest obustronna. Klient rzetelnie udziela informacji i dostarcza dokumenty na czas a wtedy nawet wolniejsza księgowa bez problemu rozliczy działalność.

Z: Jakie są średnie koszty związane z prowadzeniem księgowości w biurze? Możesz podać jakieś widełki?

M: Średnie koszty związane z prowadzeniem księgowości w biurze oscylują w granicach od 150zł netto miesięcznie, ale to kwota przy niewielu dokumentach. Wszystko zależy od formy prowadzenia działalności i np. ilości dokumentów i ich poziomu skomplikowania.

Z: Jaka  jest odpowiedzialność biura księgowego jeśli zrobi błąd w naszych rozliczeniach i mamy z tego tytułu duże koszty typu odsetki?

M: Powierzenie księgowości specjalistom nie zwalnia z odpowiedzialności podatkowej za skutki popełnionych przez nich błędów. Przykładowym błędem może być niedokonanie wpłat podatków w przepisanym terminie, zaniżenie zobowiązania podatkowego czy zawyżenie zwrotów VAT. Biuro rachunkowe nie odpowiada za zobowiązania podatkowe swoich klientów. Nawet w umowie strony nie mogą zmienić reguł odpowiedzialności, gdyż takie postanowienia nie wiążą fiskusa. To w pierwszej kolejności przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność podatkową. Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe zwolnione jest z jakiejkolwiek odpowiedzialności za skutki swojej nieprawidłowości. Osoba zlecająca prowadzenie księgowości może domagać się od niego wypłaty odszkodowania za szkody poniesione w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości.

Z: Na co powinniśmy zwrócić uwagę wybierając księgowego lub biuro rozliczeniowe ? Co powinno się znaleźć w umowie współpracy  ?

M: Wybierając księgowego nigdy nie mamy pewności, że będzie to należycie wykonana usługa i odwrotnie…księgowy nigdy nie ma pewności czy klient jest uczciwym klientem. W związku z tym zazwyczaj każde biuro ma przygotowaną umowę, w której ustalone są zasady współpracy i zakres usług. Z mojej strony proponuję zawsze czytać takie umowy i brać sobie do serca to co jest tam zapisane. Pamiętajmy, ze księgowy nie zarządza naszą firmą a jedynie ustala wysokość zobowiązań podatkowych więc zakres tych usług jest ograniczony, a z własnego doświadczenia wiem, że klientowi zazwyczaj wydaje się coś innego. Więc czytajmy umowy!

Z: Jaka jest różnica dla nas jako przedsiębiorcy jeśli podpiszemy umowę z biurem lub zatrudnimy księgowego na etacie? Nie pytam tu o koszty bo te są jasne tylko o odpowiedzialność?

M: Podpisując umowę z biurem czy zatrudniając księgowego cel jaki nam przyświeca jest zawsze taki sam: podatki. Biuro Rachunkowe nie zajmie się zarządzaniem firmy a od księgowego na etacie możemy wymagać trochę więcej. To wszystko zależy jak dużą działalność prowadzimy. Jeżeli jest to duża firma to jestem zwolennikiem posiadania własnego księgowego, tylko pytanie – czy nas na to stać.

Z: Czy każdy księgowy ma obowiązek wykupić polisę OC?  Powinniśmy tego wymagać?

M: Nie, nie każdy księgowy musi posiadać polisę OC. Są sytuacje, w których jest to obowiązkiem prawnym. Prowadząc własne Biuro Rachunkowe zawsze posiadam ubezpieczenie OC – z jednego prostego powodu – żeby dobrze spać i żeby moi klienci też mogli mieć dobre sny.  Jak wiadomo rozliczenia podatkowe nie należą do łatwych i przyjemnych i prawdopodobieństwo popełnienia błędu istnieje zawsze i nie ma co się czarować,
że tak nie jest.

Z: Czy mając nikłe pojęcie o księgowości, rozliczeniach jesteśmy w stanie sprawdzić naszego księgowego, np. nie robi błędów?  Bo ostatecznie jak mówiłaś wcześniej mimo polisy, którą ma biuro księgowe to chyba my odpowiadamy jako przedsiębiorca/ właściciel?

M: Jako osoby, które postanowiły wejść do grona przedsiębiorców mamy obowiązek podstawowej wiedzy dotyczącej naszych pieniędzy i dysponowania nimi. Skoro bierzemy się za interesy to wiemy, że aby zarobić to musimy najpierw zainwestować i znając podstawowe zasady matematyki, że 2+2=4 , a 4-2=2 jesteśmy w stanie sprawdzić naszego księgowego.  Zawsze możemy zajrzeć w rozliczenia podatkowe, a gdy coś jest dla nas niejasne to poprosić o wyjaśnienie.

Z: Co jest największym problemem dla księgowych  przy współpracy z małymi firmami?

M: Największym problemem dla księgowych przy współpracy z małymi firmami jest brak odpowiedzialności klientów za ich własny biznes. Księgowy chcąc dokonać rozliczenia podatkowego potrzebuje do tego faktur, które zazwyczaj nie trafiają na czas. To jest największa zmora księgowych. Klienci zapominają, że to jest obustronna umowa o współpracy – bez względu czy jest to biuro rachunkowe czy księgowy na etacie.
Szanujmy swoją pracę – obustronnie.

Z: Czy jako doświadczona księgowa dasz jakąś “złotą radę” początkującemu przedsiębiorcy?

M: Jako doświadczona księgowa mogę powiedzieć jedno. Firma to całość – od pomysłu do realizacji. Na każdym etapie nie zapominajmy o szacunku do pracy drugiego człowieka. Każda osoba, która uczestniczy w rozwoju firmy jest jego częścią – współpraca i szacunek do pracy drugiego człowieka jest jednym z kluczy prowadzącym do sukcesu. I złota rada – przynoś dokumenty na czas to zobaczysz uśmiech księgowej i dobrze wyliczone podatki.

Z: Dziękuję ci bardzo za rozmowę i rozjaśnienie tematów.

Starałam się  zadać najważniejsze pytania, które mogą być dla was pomocne przy swoich wyborach. Jeżeli macie dodatkowe pytania lub chcielibyście rozwinąć temat proszę o informację zwrotną na maila lub w komentarzach. Jeśli będzie potrzeba postaram się zrobić drugą część.

Jeżeli chcielibyście skorzystać z konsultacji lub usług biura BM można się skontaktować bezpośrednio:  http://www.biurobm.pl/.