Dziś słów kilka o pieniądzach i ich przepływie w naszej gastronomii. Zawsze namawiam wszystkich prowadzących gastronomię lub zaczynających w tej branży, aby wyrobić sobie nawyk rozdzielania wydatków na firmowe i prywatne. Jest to naprawdę dobra praktyka. Szczególnie w mniejszych lokalach tam, gdzie właściciel jest jednocześnie kierownikiem. Powinniśmy sobie wypłacać pensję, którą dostajemy od naszej własnej firmy w tym samym czasie co pracownicy. Jeżeli dopiero zaczynamy, to kwota powinna być nieprzeszacowana, czyli np. średnia krajowa. Na końcu miesiąca zawsze możemy sobie wypłacić premię :), jeśli będzie z czego. Co osiągniemy dzięki temu? – Nie wydamy więcej, niż zarobimy! Gastronomia ma to do siebie, że w kasie jest codziennie zawsze świeża gotówka, lub na koncie gdzie spływają przelewy z terminala. Wprowadza nas to często w złudne przeświadczenie, że ciągle mamy pieniądze. Zachęca to do robienia domowych zakupów przy okazji firmowych, często kupujemy niepotrzebne i niezaplanowane rzeczy, bo przecież pieniądze zawsze mamy i wydajemy przez to za dużo. Działając w taki sposób, nigdy nie wiemy ile ich mamy, co kupiliśmy i ile zarobiliśmy? Podsumowując należy wprowadzić zasady:– powinniśmy mieć dwie karty, jedną prywatną, drugą firmową – na prywatną robimy sobie przelew – nasza wypłata na początku miesiąca – firmową płacimy tylko za wszystkie firmowe zakupy – wszelkie wypłaty z kasy muszą być zapisane i rozliczone w danym dniu plus dobrze założyć sobie kalendarz na takie rozliczenia – płatności starajmy się robić tylko poprzez przelewy, wtedy nic nam nie zginie i zawsze szybko sprawdzimy, gdy coś się nie zgadza – raz w miesiącu polecam na koniec miesiąca robić wewnętrzne rozliczenie – podsumowanie. Jeśli na koniec miesiąca jesteśmy na plusie obojętnie jak dużym to z premią 🙂 dla siebie czekamy do wypłat dla naszych pracowników, zapłacenia podatków i ZUS-u. To, co naszej firmie zostanie po wszystkich opłatach powinniśmy jeszcze podzielić:– 20% odłożyć jako zapas firmowy na nieprzewidziane wydatki – 20% odłożyć na inwestycje i remonty – 60% jako premia (nasz zysk) 🙂 dla nas, którą dowolnie rozporządzamy. Działając według powyższych zasad, już od drugiego miesiąca rozliczeniowego dostajemy i wypłatę i premię 🙂 Co miesiąc zbiera nam się zapas środków na pokrycie nieprzewidzianych wydatków, a takie w gastronomi są zawsze. Warto jeszcze od razu ustalić reguły wypłat z kasy na firmowe wydatki: – nie wszyscy dostawcy chcą, aby regulować płatności przelewami, szczególnie mniejsze firmy wolą gotówkę i trudno ich przekonać do zmiany przyzwyczajeń – drugą rzeczą są wydatki nagłe, gdy czegoś zabraknie i pracownik biegnie do sklepu w pobliżu, zwykle nie bierze FV np. na kilka cytryn. Wszystkie takie wypłaty robimy za pomocą „funkcji wypłaty” z kasy z wydrukiem, którą opisujemy na odwrocie (kto i na co brał) co uwzględniamy w dziennym rozliczeniu. Informacje o tym powinny lądować w naszym kalendarzu. Jeżeli często korzystamy z pobliskiego sklepu, warto się umówić, że raz w tygodniu wystawią nam FV zbiorczą na podstawie uzbieranych paragonów, które bezwzględnie pracownicy przynoszą i zbierają. Jeżeli często mamy nagłe braki to powinniśmy poprawić system zamówień i planowania zakupów. Wprowadzić dzienne listy kontrolne oraz plan tygodniowy zakupów i zamówień. Ciągłe bieganie pracowników po braki lub codzienne telefony do nas z prośbą o dowiezienie czegoś są informacją dla nas, że to my źle zaplanowaliśmy proces zamawiania. Nie ma się co czarować, nie oczekujmy myślenia za nas. To my jesteśmy od dobrego planowania i to da się zrobić.