Case STudy
Sytuacja, jaką zastaliśmy
Właściciel sieci pięciu lokali bistro zauważył, że nie ma pełnego obrazu rentowności swojego biznesu. Prowadził wszystkie lokale w ramach jednej struktury, bez podziału kosztów
na poszczególne miejsca. Nie wiedział, które lokale zarabiają, a które generują straty.
Co więcej, zauważył, że brakuje kontroli nad pracownikami, co wpływało na organizację pracy i wyniki finansowe. Właściciel lokalu zauważył, że w obszarze zarządzania pracownikami brakowało rozwiązań z zakresu HR co negatywnie wpływało na organizację pracy i wyniki finansowe.Dlatego zwrócił się do nas z prośbą o przeprowadzenie audytu.
CASE STUDY
Co wykazał audyt
Po przejrzeniu dokumentacji lokalu w celu zrozumienia struktury organizacyjnej, historii, strategii oraz dotychczasowych wyników finansowych okazało się, że problemów jest więcej. Zostały one opisane w kompleksowym raporcie zawierającym podsumowanie wyników audytu. Były to mocne i słabe strony działalności oraz wskazanie obszarów wymagających poprawy. Po pierwsze, koszty były błędnie zaksięgowane – surowce, zwłaszcza te drogie jak mięso i ryby, nie były rozdzielane na poszczególne lokale. W efekcie właściciel nie miał jasnego obrazu, gdzie rzeczywiście są największe wydatki i jakie jest faktyczne zużycie
w danym miejscu. Co więcej, brak nadzoru nad zespołem sprawił, że pracownicy podejmowali decyzje na własną rękę(że zakres obowiązków pracowników, standardów pracy, harmonogramów oraz efektywności wykonywania zadań nie był w żaden sposób monitorowany co generowało dodatkowe koszty i niesprawiedliwość wobec pracodawcy.
W niektórych lokalach doprowadziło to do poważnych nadużyć i strat – nasze wyliczenia pokazały, że miesięczne ubytki na najdroższych składnikach sięgały od 5 do 8 tysięcy złotych! W lokalach nie było opracowanych i wdrożonych procedur regulujących operacyjne procesy przez co działania były reaktywne i chaotyczne. Manager raczej „bywał” niż faktycznie zarządzał lokalem. Pracownicy skarżyli się na ciągłe braki towaru
i dezorganizację pracy. Ilość negatywnych opinii w sieci stopniowo wzrastała co również zaalarmowało właściciela. Analizie zostały poddane również standardów obsługi, komunikacji z klientem, czas oczekiwania na zamówienia, atmosfera w lokalu oraz reakcje na opinie i zwiększającą się ilość skarg.
Jakie zmiany wdrożyliśmy?
Plan zmian i harmonogram wdrożenia
Wspólnie z właścicielem opracowano szczegółowy plan zmian wraz z harmonogramem ich wdrożenia, co uporządkowało sposób zarządzania lokalami i zapewniło lepszą organizację działań.
System rozdzielania kosztów surowców
Wprowadzono system umożliwiający rozdzielanie kosztów surowców na poszczególne lokale. Dzięki temu właściciel uzyskał pełny wgląd w funkcjonowanie każdego miejsca oraz realną rentowność.
Uszczelnienie systemu magazynowego
Zoptymalizowano zarządzanie magazynem, co pozwoliło na lepszą kontrolę zapasów i ograniczenie strat. Ujednolicenie procedur zamawiania produktów zwiększyło efektywność operacyjną.
Precyzyjna ewidencja czasu pracy
Wprowadzono dokładne ewidencjonowanie czasu pracy, co uporządkowało organizację zespołu. Działanie to wyeliminowało niesprawiedliwe praktyki i poprawiło relacje wewnątrz zespołu, zwiększając jednocześnie zaangażowanie pracowników.
Wytyczne dla właściciela
Właściciel otrzymał dokładne wytyczne dotyczące kluczowych obszarów wymagających systematycznej i stałej kontroli, co zwiększyło efektywność zarządzania i pozwoliło unikać powtarzających się problemów.
Analiza rentowności lokali
Dzięki wdrożonym systemom i procedurom ustalono realną rentowność poszczególnych lokali, co umożliwiło podejmowanie bardziej świadomych decyzji strategicznych.
CASE STUDY
Efekty
Po wdrożeniu zmian biznes właściciela zaczął w końcu „grać do jednej bramki”. Rentowność sieci wzrosła o 12%, co w skali miesiąca wynosiło 8 tysięcy na 5 lokalach, a w skali roku 86 tysięcy. Właściciel zyskał pełny wgląd w sytuację finansową swoich lokali. Co ciekawe, zmiany w zarządzaniu miały również wpływ na zespół – trzech pracowników zdecydowało się odejść, a dwóch, w tym manager, zostało zwolnionych dyscyplinarnie. Te trudne decyzje pozwoliły jednak na zbudowanie bardziej zgranej i zaangażowanej kadry, co przełożyło się na lepsze wyniki i atmosferę pracy. Cały proces trwał 4 miesiące od dnia zlecenia audytu.
Po przeprowadzeniu audytu gastronomicznego i wdrożeniu rekomendowanych zmian, działalność właściciela zaczęła nabierać “wiatru w żagle”. Rentowność sieci wzrosła o 12%, comiesięcznie przyniosło dodatkowe 8 tysięcy złotych na pięciu lokalach, a w skali roku wygenerowało dodatkowe 86 tysięcy złotych przychodu. Właściciel zyskał pełną kontrolę nad sytuacją finansową swoich lokali, co umożliwiło bardziej świadome zarządzanien kosztami i efektywność operacyjną.
Zmiany w zarządzaniu miały również pozytywny wpływ na zespół. W wyniku audytu trzech pracowników samodzielnie zdecydowało się na odejście, a dwóch, w tym manager, zostało zwolnionych dyscyplinarnie. Choć były to trudne decyzje, pozwoliły na stworzenie bardziej zgranej i zaangażowanej kadry, co bezpośrednio przełożyło się na poprawę wyników oraz atmosfery pracy.
Cały proces, od dnia zlecenia audytu do pełnej implementacji rekomendacji, trwał 4 miesiące. Przykład ten pokazuje, jak audyt gastronomiczny może stać się inwestycją, która nie tylko zwiększa rentowność, ale także optymalizuje zarządzanie zespołem, poprawiając przy tym długoterminowe wyniki firmy.
ZAMÓW JUŻ DZIŚ
Audyt
Nie wiesz, które lokale zarabiają, a które generują straty? Audyt gastronomiczny pomoże Ci odkryć ukryte problemy w zarządzaniu i kosztach, zwiększając rentowność Twojego biznesu nawet o kilkanaście procent – to inwestycja, która szybko się zwraca!